Other information channels are faster: If you can find out information elsewhere faster, there is obviously a problem. For instance, if you can get some one’s phone number by consulting a paper directory. Once employees realize that info is too hard to find in your intranet (they will come to this conclusion rather quickly) they will rely on other sources making intranet a futile exercise. Intranet information is not up-to-date: Because intranets compete with other information channels, they must be extremely timely. Once employees realize that information on intranet is not timely and not reliable, they will abandon it. Again, you are then wasting your time maintaining an intranet. Too many wide distribution list e-mails: If your organization is relying e-mails sent to everyone to inform employees, you are not using your intranet effectively. Too much reliance on paper: Yes, most offices have more paper than ever before and it’s usually hoarded into each employee’s cubicle. This is very wasteful. Document version control problems: Is this right form? Is this final version of this report? If this has been said often enough then maybe a more effective use of intranet would be in order. Inefficient administrative procedures: Are you reliant on paper for documenting administrative activities? Does your organization have different systems that don’t talk to each other? A well-designed Web application on intranet could automate many paper-based administrative activities and represents a cost-effective way of providing access for all desktops. These are just some of problems we have encountered when evaluating effectiveness of intranet sites.

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D'autres moyens d'information sont plus rapides. Si vous pouvez trouver l'information ailleurs plus rapidement, il y a évidemment un problème. Par exemple, pouvez-vous trouver un numéro de téléphone plus vite en consultant un annuaire traditionnel, sur support papier? Lorsque les employés se rendent compte qu'il est trop difficile de trouver l’information recherchée dans votre intranet (ils viendront à cette conclusion plutôt rapidement) ils utiliseront d'autres sources de renseignements, rendant l'intranet inutile. L'information de l'intranet n'est pas à jour. Puisque votre intranet est en concurrence avec d'autres sources d'information, il doit toujours être à la hauteur. Lorsque les employés se rendent compte que l'information sur l'intranet n'est pas à jour ni fiable, ils l'abandonneront. Encore, les ressources que vous aurez consacré à votre intranet auront été gaspillées. Trop de courriels à grande diffusion. Si votre organisation utilise beaucoup de courriels diffusés à grande échelle pour informer les employés, vous n'employez pas votre intranet efficacement. Le papier perdure. C’est un fait, même de nos jours, la plupart des bureaux produisent plus de paperasse que jamais, et chaque employé semble en accumuler de grandes quantités dans son bureau. Cela est très inefficace. Problèmes de contrôle des versions de documents. Est-ce le bon formulaire? Est-ce la version finale de ce rapport? Si ces questions se posent souvent, vous pourriez faire une meilleure utilisation de votre intranet. Procédures administratives inefficaces. Dépendez-vous du papier pour documenter des activités administratives? Votre organisation a-t-elle différents systèmes qui ne se parlent pas? Une application web bien conçue pour l'intranet pourrait automatiser beaucoup d'activités administratives et représente une manière rentable de fournir l'accès à tous les ordinateurs. Voilà quelques exemples des problèmes typiques que nous rencontrons lorsque nous évaluons l'efficacité des sites intranet.

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