Procure apagar o conteúdo antigo, que já foi discutido na mensagem, e principalmente apague os outros destinatários, quando você for encaminhar a mensagem para outras pessoas. Lembre-se do que comentei acima.

Responda a mensagem que você recebeu, não espere que a outra pessoa lembre-se do que vocês conversaram. Eu, por exemplo, recebo dezenas de mensagens todos os dias. Imagine receber uma resposta sua com somente um "SIM, concordo!". Concorda com o quê? Eu prefiro, dependendo do assunto, comentar a mensagem com [Ruben] entre cada ponto de idéia que deverá ser respondido. Dessa forma o remetente poderá entender o que eu compreendi, bem como entender meus comentários; muitas vezes parece que estamos conversando, já que vou respondendo pensamento por pensamento, na mesma seqüência que eu li.

Anexos... Esses são os grandes e terríveis vilões da Internet. Recebo anexos de tudo quanto é tipo, são PDFs, PPTs, WAV, MP3 e até AVIs, WMVs etc. Todos arquivos grandes e principalmente inúteis. São amigos que mandam mensagens de Natal, de apoio, novenas entre outras tantas, alguns vídeos (avi e wmv). São até interessantes, mas consumiram 2 a 3 mega bytes de espaço do meu e-mail, fora o tempo para baixar.

Recomendo que você peça autorização para o envio de tais anexos. Verifique antes se o destinatário deseja recebê-los continuamente. Lembre-se de que muitos arquivos recebidos podem conter vírus e que você também poderá estar ajudando a passá-los para frente.

O e-mail está sendo utilizado cada vez mais como ferramenta de trabalho. Organizações o estão utilizando para enviar ordens, pedidos e até normas, onde o @seu_dominio.xxx.br se torna um referendo ao que você disse. Recomendo cuidado quando você utilizar o seu e-mail da empresa, principalmente para assuntos fora do contexto do seu trabalho.

E finalmente recomendo que utilize tipo de letra, fundo e cores que possam ser lidas por todas as pessoas. Já recebi mensagens com fundos escuros e letras pretas... Como é que se pode ler uma mensagem assim? Também fundos coloridos e até musicais... Estava no escritório e a caixa de som com o volume alto, quase morri de susto e todos da empresa vieram saber o que tinha acontecido.

Devido à sua versatilidade, o e-mail pode e deve ser utilizado nas mais variadas formas. Eu, pessoalmente, amo o e-mail, faço negócios com clientes em diversos lugares do Brasil e do mundo e sequer utilizo o telefone para fechar tais transações. Por isso recomendo a todos um certo cuidado para que a sua mensagem seja lida e compreendida corretamente.

4. Outro grande vilão, está também, nas mensagens que algumas pessoas altamente mal intencionadas enviam. Ela produzem mensagens com a cara do banco ou de algum site conhecido e pede para você preencher algum formulário com seus dados, como CPF, Número da Conta, Endereço pessoal, renda e até a senha do seu banco.

Os bancos nunca enviam mensagens sem a sua autorização, se você tem dúvida, ligue para o seu banco ou acesse o site oficial e faça a pergunta.

5. Cartões postais e outras falsidades da Internet.

Muitos vírus e pessoas mal intencionadas utilizam do serviço de e-mail, para enviar programas conhecidos como Trojans (cavalos de tróia) ou Worms, que procuram tomar conta e até roubar informações valiosas de nossos computadores. Veja o endereço, veja que tipo de arquivo, veja a origem do site e por último, use o método do invés de.

O e-mail é realmente um grande avanço e se mantendo sempre atento, o e-mail será sempre de grande valia para a sua organização.